Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Langkah Tepat Cara Membuat SOP untuk Usaha


 

Sudah tahu bagaimana cara membuat SOP untuk usaha yang bagus, tepat dan akurat? Standar Operasional Prosedur atau SOP merupakan standar ketentuan yang dibuat dengan tujuan mengatur kinerja karyawan serta operasional perusahaan secara menyeluruh.

Tujuan utama pembuatan SOP bagi perusahaan adalah supaya dapat menyederhanakan setiap ketentuan kerja yang harus dilakukan karyawan. Jadi, dengan adanya SOP ini diharapkan karyawan tahu apa yang harus mereka lakukan dan mudah memahami apa yang perlu diperbuat saat bekerja.

SOP juga menandakan bahwa perusahaan mempunyai proses kerja efisien serta terkelola dengan sangat baik. Jadi, tidak ada miskomunikasi yang membuat pekerjaan dan karyawan tidak sinkron.

Cara Membuat SOP Untuk Usaha Paling Mudah

Biasanya, Standar Operasional Prosedur dibuat khusus oleh tim perusahaan. Di antaranya seperti marketing manager, HRD, financial manager, atau bahkan mengandalkan konsultan SOP. Untuk membuat SOP perlu konsentrasi dan pertimbangan yang sangat matang.

Pasalnya SOP menjadi acuan operasional perusahaan secara menyeluruh yang kemudian perlu ditaati dan dilakukan oleh setiap karyawan di perusahaan tersebut. Adapun cara membuat SOP untuk usaha yang benar adalah sebagai berikut :

  1. Membentuk tim untuk membuat SOP

Idealnya tim yang membuat SOP melibatkan SDM dari setiap departemen atau divisi. Biasanya Human Resource Department (HRD) merupakan sosok bagian yang harus terlibat dalam penyusunan SOP. Perusahaan juga bisa mengandalkan jasa konsultan SOP.

  1. Mempelajari bisnis perusahaan

Setelah tim untuk menyusun SOP terbentuk, cara membuat SOP untuk keperluan usaha selanjutnya adalah mempelajari keseluruhan proses kerja dan bisnis di dalam perusahaan. Misalnya, bagaimana proses produksi, pengiriman barang hingga kegiatan bisnis lain di perusahaan.

  1. Melakukan penyusunan flowchart

Berikutnya adalah membuat urutan alur kerja berupa narasi dari bisnis yang berjalan di perusahaan. Tujuannya untuk memvisualisasikan data yang telah terkumpul supaya antar departemen bisa terlihat dengan baik. Tulis juga person in charge(PIC) dari setiap aktivitas, dokumen hingga durasi aktivitas tersebut.

  1. Simulasi SOP

Setelah flowchart selesai dibuat, cara membuat SOP untuk usaha selanjutnya adalah simulasi atau uji coba SOP perusahaan tersebut. Tujuannya agar mengetahui ketidaksesuaian yang bisa saja terjadi ketika berjalan di perusahaan. Setiap SOP wajib sesuai dengan yang telah ditetapkan.

  1. Mengevaluasi dan melakukan perbaikan

Setelah itu, temukan ketidaksesuaian saat dilakukan simulasi SOP tersebut. Langsung evaluasi bersama tim yang menyusun SOP serta temukan bagian yang perlu diperbaiki. Karena setiap departemen punya tanggung jawab berbeda di perusahaan, usahakan SOP yang dibuat selaras dengan kondisi yang ada di perusahaan.

  1. Lakukan approval dan terapkan SOP yang sudah dibuat

Setelah SOP yang salah dan tidak sinkron diperbaiki, selanjutnya SOP final sudah bisa diterapkan di perusahaan. Tentunya harus meminta  persetujuan dan otorisasi pimpinan tertinggi perusahaan supaya SOP berjalan lancar dan sesuai yang diharapkan. Buat juga salinan SOP yang kemudian diberikan ke setiap departemen supaya segera diterapkan.

  1. Sosialisasi SOP

Jika SOP sudah dapat diterapkan, jangan lupa perusahaan harus melakukan sosialisasi seputar SOP yang sudah dibuat. Tujuannya supaya setiap karyawan tahu dan dapat menaati SOP tersebut dengan baik. Sosialisasi dapat dilakukan dengan mengumpulkan karyawan hingga melakukan penyuluhan. Tentunya tinggal disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

Cara membuat SOP untuk usaha memang agak ribet dan butuh detail yang sangat rinci. Pasalnya SOP mengatur setiap tindakan dan sistem kerja perusahaan. Jika dibuat tanpa ada perhitungan tentu berakibat buruk bagi perusahaan.